Nous avons décidé de profiter de cette période particulière pour expliquer un peu plus l’association et comment elle s’organise. Vous pouvez retrouvez l’ensemble des chroniques ici. Cette semaine, parlons du retournement et c’est Eric, responsable du retournement qui nous explique en quoi cela consiste.

Le Conseil d’Administration Collégial

Pour cette nouvelle chronique, nous allons nous intéresser au fonctionnement interne de l’association. C’est Brigitte, à l’initiative du changement de fonctionnement de Compos13 qui nous explique ce qu’est un Conseil d’Administration Collégial.

Un fonctionnement associatif en évolution

L’augmentation de l’activité ainsi que l’accroissement du nombre de personnes voulant s’impliquer dans la vie de l’association ont conduit Compos13 à changer de type de fonctionnement.  À l’occasion du renouvellement de son bureau en juin 2019 et en accord avec l’Assemblée Générale, l’association a choisi de passer d’un mode de fonctionnement classique (bureau avec président, secrétaire, trésorier) à un fonctionnement collégial.

Qu’est-ce qu’un fonctionnement collégial ?

Dans un fonctionnement collégial, la gouvernance est exercée par un Conseil d’administration Collégial (CAC) ou tous les administrateurs-rices sont également responsables du bon fonctionnement de l’association sans lien hiérarchique entre eux. Chaque co-administrateur-rice peut représenter l’association vis-à-vis des tiers.

Chacun est responsable d’une partie de l’activité de l’association. Ces missions sont assurées de préférence par deux référents et plusieurs contributeurs pour une durée déterminée. 

Par exemple, actuellement, pour les opérations de tamisage, Odile et Jérôme sont les deux référents. L’année prochaine, ce sera peut-être deux autres personnes, formées par Odile et Jérôme qui prendront la relève. La rotation des missions permet à chacun de s’engager à tour de rôle en fonction de ses disponibilités et de ses compétences et d’avoir une vue d’ensemble sur l’activité de l’association.

Seul le poste de trésorier-e est stable par obligation légale et parce qu’il reste difficile techniquement d’exercer cette mission à plusieurs.

Les avantages

• Gouvernance conviviale basée sur la confiance, la bienveillance et la recherche du succès collectif 
• Charge de travail moins lourde pour chacun grâce au partage des tâches et des responsabilités 
• Prise de décisions collectives au lieu de déléguer le pouvoir à une seule personne
• Permet d’impliquer plus de personnes dans la gouvernance
• Mise en  valeur du « faire ensemble » ou chacun des administrateurs-rices peut représenter l’association
• Nécessité de se concerter avant de décider

Les points de vigilance

• Responsabilité partagée ne veut pas dire responsabilité « diluée »
• Bien définir les missions et les responsabilités
• Prévoir du temps pour se concerter
• Mise en place de moyens de communication efficaces et stockage des documents accessibles à tous

Depuis juin 2019, date à laquelle l’Assemblée Générale a voté les nouveaux statuts, le Conseil d’Administration Collégial s’est réuni 1 fois par trimestre. Il se compose de 13 membres (Compos13 oblige !), élus pour deux ans. Après une période d’adaptation où il a fallu redistribuer un peu les rôles, inclure les nouveaux membres et bien préciser les missions de chacun, cela fonctionne plutôt bien et dans une bonne ambiance. Nous n’attendons plus que la réouverture du pavillon pour reprendre nos activités de compostage et se retrouver enfin et c’est pour bientôt !

Nous avons décidé de profiter de cette période particulière pour expliquer un peu plus l’association et comment elle s’organise. Vous pouvez retrouvez l’ensemble des chroniques ici. Cette semaine, parlons du retournement et c’est Eric, responsable du retournement qui nous explique en quoi cela consiste.

Le trésorier

Après vous avoir présenté les permanences, le retournement et le tamisage, on sort un peu les mains du compost pour s’intéresser à une tâche administrative clé de l’association, la trésorerie. C’est Gilles, trésorier de Compos13 depuis le tout début qui va nous présenter ses fonctions.

Appelez-moi le trésorier !

Avec un budget de l’ordre de 2000€ et sans salarié, Compos13 reste une association très modeste: les principales ressources sont les cotisations (maintenue à 12€ depuis le début), des dons et d’occasionnelles prestations. Cependant avec 170 adhérents en moyenne, elle reste conséquente. Malgré une taille réduite, il faut tenir les comptes, ce qui incombe au trésorier.

Je m’appelle Gilles et depuis 2015, c’est-à-dire depuis la création de Compos13, j’assure la charge de trésorier. Je suis assisté par Myriam, que vous connaissez bien, et qui m’aide notamment à recouvrer les cotisations lors des permanences (une aide précieuse !)

Des taches peu visibles mais essentielles

Le trésorier assure plusieurs tâches qui sont peu visibles mais essentielles pour Compos13.

En premier lieu c’est évidemment assurer la bonne gestion financière de l’association : en gros équilibrer les recettes et les dépenses (et à la fin de l’exercice, essayez d’être en positif si possible !). Le trésorier maintient également le fichier des adhérents qui permet de suivre l’état des cotisations.

 C’est aussi un rôle plus administratif: préparer les bulletins d’adhésion, récupérer les preuves de chaque dépense, éditer des factures, archiver les documents officiels, plus récemment générer les reçus fiscaux mais aussi suivre certaines démarches administratives (demande de subventions, rescrit fiscal, certaines déclarations auprès des administrations…). 

Enfin le trésorier fait partie du Conseil d’Administration Collégiale et prépare le rapport financier qu’il présente, pour être voté, lors de l’Assemblée Générale annuelle.

 C’est aussi un rôle plus administratif: préparer les bulletins d’adhésion, récupérer les preuves de chaque dépense, éditer des factures, archiver les documents officiels, plus récemment générer les reçus fiscaux mais aussi suivre certaines démarches administratives (demande de subventions, rescrit fiscal, certaines déclarations auprès des administrations…). 

Enfin le trésorier fait partie du Conseil d’Administration Collégiale et prépare le rapport financier qu’il présente, pour être voté, lors de l’Assemblée Générale annuelle.

D’Excel à Garradin : Une comptabilité à mettre en place

Les associations doivent impérativement tenir une comptabilité, dont le degré et la nature sont fonction de la taille de l’association, de la source de ses financements (subvention, prêt bancaire, don), de son activité et enfin de l’exercice, ou non, d’une activité lucrative (mais ce n’est pas le cas pour nous !).

La comptabilité de Compos13 étant initialement assez simple, basée sur les recettes et les dépenses, d’un point de vue légal nous n’étions pas tenus de rendre des comptes de manière formelle. Malgré tout un suivi des comptes dans Excel a été mis en place dès le début afin de pouvoir mieux contrôler les comptes dans un souci de transparence.

Avec le lancement du projet d’essaimage en 2019, notre budget a (très) significativement  augmenté du fait de subventions (publiques et privées). De ce fait nous avons l’obligation de présenter des comptes annuels conforme aux normes comptables (le « Plan Comptable Associatif »). Ainsi ce formalisme (déjà été adopté en 2018) et un suivi plus précis ont été mis en place (et en distinguant la comptabilité du projet de celle de l’association). Il nous a paru alors nécessaire de passer à un outil plus performant et le choix s’est porté sur Garradin. C’est un outil open source en ligne simple et complet qui présente l’avantage d’être partageable (avec les membres du CAC) et gratuit (même si un don a été fait afin de soutenir cette initiative gérée par de bénévoles !). De plus il est utilisé par de nombreuses associations ce qui lui donne une certaine crédibilité et fiabilité (tout en assurant les règles de confidentialité exigées par le Règlement Général sur la Protection des Données (c’est un point sur lequel j’essaie toujours d’être vigilant)

Une association d’intérêt général

En novembre 2019, nous avons fait une demande de rescrit fiscal auprès de l’administration fiscale afin de confirmer notre statut d’intérêt général. La confirmation nous est parvenue en avril (en plein confinement !). Cet état qui n’est que déclaratif nous a permis pour la première année d’émettre des reçus fiscaux en contrepartie des cotisations ou des dons versés en 2019. Ce fut un effort administratif assez fastidieux je dois dire (170 reçus à produire de manière manuelle !). On va essayer d’améliorer les choses pour l’année prochaine (à savoir : les reçus des cotisations payées via Helloasso à partir du mois de mai 2020 seront générés automatiquement)

S’y connaître en comptabilité ?

Comme vous vous en doutez, le rôle de trésorier requiert un minimum de connaissances en comptabilité. Sans être Expert-Comptable, j’ai surtout acquis ces compétences sur le tas, par l’expérience ou internet (qui fournit de nombreuses ressources) mais aussi grâce à l’association des trésoriers du 14e qui m’aide pour les questions plus pointues (il y en a !) qui se posent avec le projet d’essaimage. 

Au final c’est une activité qui peut paraître rébarbative mais qui permet aussi d’être au cœur de la vie d’une l’association, ce qui est toujours enrichissant (au sens figuré évidemment !)

Gilles 

Nous avons décidé de profiter de cette période particulière pour expliquer un peu plus l’association et comment elle s’organise. Vous pouvez retrouvez l’ensemble des chroniques ici. Cette semaine, parlons du retournement et c’est Eric, responsable du retournement qui nous explique en quoi cela consiste.

Le retournement

Après vous avoir expliqué les activités de la permanence et du retournement, il est temps de passer au clou du spectacle, le tamisage à la fin duquel nous récoltons le compost! C’est Jérôme, référent tamisage qui vous en parle.

À Compos13, le tamisage est un événement. C’est le bouquet final de tout le travail de compostage: la dernière étape entre le pavillon de compostage et le compost mis à disposition des adhérents de l’association. Il vient couronner les 9 mois de maturation, dont 3 mois dans les cellules d’apport, 1 transfert dans les cellules intermédiaires, à nouveau 3 mois, un retournement et transfert dans les cellules finales, puis encore 3 mois d’attente, avant le tamisage.

Le tamisage est toujours l’occasion d’une fête pour Compos13. Tous les deux mois, il s’accompagne d’un apéritif qui rassemble les adhérents, et des invités qui profitent de l’événement pour venir nous rencontrer. C’est à coup sûr une farandole de préparations culinaires préparées par les adhérents, l’occasion de se retrouver et d’échanger autour de sujets liés au compost, à l’environnement, et bien plus encore.

Concrètement, le tamisage consiste à séparer la matière non dégradée du compost qui va être distribué. Cette matière non dégradée est constituée d’une part de la matière sèche ajoutée aux apports, notamment des petits morceaux de bois, et des résidus non dégradés provenant des apports (comme les noyaux de fruits).

L’opération est menée par la dynamique équipe de tamisage. Elle consiste à pelleter le compost mûr hors des cellules (une belle occasion de mettre les mains dans la terre à Paris) et à le faire passer dans le tamiseur, un gros cylindre grillagé qui tourne sur lui-même et sépare ainsi le compost utilisable et le « rebu » (morceaux non dégradés). Le compost est mis à disposition des adhérents, et le rebu est remis en circuit pour servir de matière sèche à ajouter au fur et à mesure des apports. Tout est soigneusement rangé dans des grands sacs, prêts à être utilisés.

Notons que le tamiseur, qui fait notre grande fierté et suscite l’admiration d’autres associations qui font du compost, est alimenté par l’électricité des panneaux solaires du pavillon! il facilite grandement l’opération de tamisage, qui initialement se faisait avec l’énergie des bénévoles qui faisaient tourner le cylindre avec les mains. Aujourd’hui, grâce à ce confort, le tamisage peut être réalisé par deux personnes bien organisées, en une matinée. Mais comme le tamisage est aussi une fête, on a souvent beaucoup plus de main d’oeuvre! Petits et grands, curieux et initiés viennent en général mettre la main à la pelle pour participer.

Le tamisage, c’est aussi une certaine préparation en amont. Afin que l’opération de tamisage se fasse correctement, le compost doit être suffisamment sec pour que la séparation du compost et du rebu se fasse de manière optimale, et que la grille du tamiseur ne se colmate pas de compost collant. Pour cela l’équipe de tamisage contrôle l’humidité dans les cellules finales pendant les deux mois avant le tamisage, et ajuste au besoin en ouvrant les cellules pour aérer par beau temps.

Nous attendons donc tous avec impatience la prochaine date, afin de remettre les mains dans la terre, et de se retrouver, dans le respect des gestes barrières!