Nous avons décidé de profiter de cette période particulière pour expliquer un peu plus l’association et comment elle s’organise. Vous pouvez retrouvez l’ensemble des chroniques ici. Cette semaine, parlons du retournement et c’est Eric, responsable du retournement qui nous explique en quoi cela consiste.
Le trésorier
Après vous avoir présenté les permanences, le retournement et le tamisage, on sort un peu les mains du compost pour s’intéresser à une tâche administrative clé de l’association, la trésorerie. C’est Gilles, trésorier de Compos13 depuis le tout début qui va nous présenter ses fonctions.
Appelez-moi le trésorier !
Avec un budget de l’ordre de 2000€ et sans salarié, Compos13 reste une association très modeste: les principales ressources sont les cotisations (maintenue à 12€ depuis le début), des dons et d’occasionnelles prestations. Cependant avec 170 adhérents en moyenne, elle reste conséquente. Malgré une taille réduite, il faut tenir les comptes, ce qui incombe au trésorier.
Je m’appelle Gilles et depuis 2015, c’est-à-dire depuis la création de Compos13, j’assure la charge de trésorier. Je suis assisté par Myriam, que vous connaissez bien, et qui m’aide notamment à recouvrer les cotisations lors des permanences (une aide précieuse !)
Des taches peu visibles mais essentielles
Le trésorier assure plusieurs tâches qui sont peu visibles mais essentielles pour Compos13.
En premier lieu c’est évidemment assurer la bonne gestion financière de l’association : en gros équilibrer les recettes et les dépenses (et à la fin de l’exercice, essayez d’être en positif si possible !). Le trésorier maintient également le fichier des adhérents qui permet de suivre l’état des cotisations.
C’est aussi un rôle plus administratif: préparer les bulletins d’adhésion, récupérer les preuves de chaque dépense, éditer des factures, archiver les documents officiels, plus récemment générer les reçus fiscaux mais aussi suivre certaines démarches administratives (demande de subventions, rescrit fiscal, certaines déclarations auprès des administrations…).
Enfin le trésorier fait partie du Conseil d’Administration Collégiale et prépare le rapport financier qu’il présente, pour être voté, lors de l’Assemblée Générale annuelle.
C’est aussi un rôle plus administratif: préparer les bulletins d’adhésion, récupérer les preuves de chaque dépense, éditer des factures, archiver les documents officiels, plus récemment générer les reçus fiscaux mais aussi suivre certaines démarches administratives (demande de subventions, rescrit fiscal, certaines déclarations auprès des administrations…).
Enfin le trésorier fait partie du Conseil d’Administration Collégiale et prépare le rapport financier qu’il présente, pour être voté, lors de l’Assemblée Générale annuelle.
D’Excel à Garradin : Une comptabilité à mettre en place
Les associations doivent impérativement tenir une comptabilité, dont le degré et la nature sont fonction de la taille de l’association, de la source de ses financements (subvention, prêt bancaire, don), de son activité et enfin de l’exercice, ou non, d’une activité lucrative (mais ce n’est pas le cas pour nous !).
La comptabilité de Compos13 étant initialement assez simple, basée sur les recettes et les dépenses, d’un point de vue légal nous n’étions pas tenus de rendre des comptes de manière formelle. Malgré tout un suivi des comptes dans Excel a été mis en place dès le début afin de pouvoir mieux contrôler les comptes dans un souci de transparence.
Avec le lancement du projet d’essaimage en 2019, notre budget a (très) significativement augmenté du fait de subventions (publiques et privées). De ce fait nous avons l’obligation de présenter des comptes annuels conforme aux normes comptables (le « Plan Comptable Associatif »). Ainsi ce formalisme (déjà été adopté en 2018) et un suivi plus précis ont été mis en place (et en distinguant la comptabilité du projet de celle de l’association). Il nous a paru alors nécessaire de passer à un outil plus performant et le choix s’est porté sur Garradin. C’est un outil open source en ligne simple et complet qui présente l’avantage d’être partageable (avec les membres du CAC) et gratuit (même si un don a été fait afin de soutenir cette initiative gérée par de bénévoles !). De plus il est utilisé par de nombreuses associations ce qui lui donne une certaine crédibilité et fiabilité (tout en assurant les règles de confidentialité exigées par le Règlement Général sur la Protection des Données (c’est un point sur lequel j’essaie toujours d’être vigilant)
Une association d’intérêt général
En novembre 2019, nous avons fait une demande de rescrit fiscal auprès de l’administration fiscale afin de confirmer notre statut d’intérêt général. La confirmation nous est parvenue en avril (en plein confinement !). Cet état qui n’est que déclaratif nous a permis pour la première année d’émettre des reçus fiscaux en contrepartie des cotisations ou des dons versés en 2019. Ce fut un effort administratif assez fastidieux je dois dire (170 reçus à produire de manière manuelle !). On va essayer d’améliorer les choses pour l’année prochaine (à savoir : les reçus des cotisations payées via Helloasso à partir du mois de mai 2020 seront générés automatiquement)
S’y connaître en comptabilité ?
Comme vous vous en doutez, le rôle de trésorier requiert un minimum de connaissances en comptabilité. Sans être Expert-Comptable, j’ai surtout acquis ces compétences sur le tas, par l’expérience ou internet (qui fournit de nombreuses ressources) mais aussi grâce à l’association des trésoriers du 14e qui m’aide pour les questions plus pointues (il y en a !) qui se posent avec le projet d’essaimage.
Au final c’est une activité qui peut paraître rébarbative mais qui permet aussi d’être au cœur de la vie d’une l’association, ce qui est toujours enrichissant (au sens figuré évidemment !)
Gilles